Administratieve tips

Wat doet u in het geval er niet wordt uitbetaald? Juist ja, een aanmaning sturen. Dat is in de praktijk echter lastig als dat op basis van een creditnota van uw opdrachtgever dient te gebeuren. Advies: maak zelf uw eigen facturen.

Tot 1 januari 2005 was het zelfs niet toegestaan, maar de Wet Omzetbelasting 1968 heeft zich aangepast aan de praktijk. Toch is het raadzaam om zelf de facturen te maken en wel om de volgende redenen:

• het werkt gemakkelijker bij een incassoprocedure
• de nota wordt opgemaakt zoals u dat wilt.

Als u een creditnota ontvangt van uw opdrachtgever, hou dan apart bij wat u zou factureren en vergelijk dit met de creditnota. U zult zien dat deze extra inspanning loont.

In artikel 35 van de Wet op de Omzetbelasting 1968 is opgenomen wat minimaal op een factuur moet zijn vermeld:

• naam, adres en het KvK-nummer van de ondernemer die de dienst heeft verricht
• naam en adres van de klant
• een duidelijke omschrijving van de verrichte dienst (of een verwijzing naar de creditnota van de opdrachtgever)
• bij ritten binnen de EU zowel het BTW-nummer van de vervoerder alsmede dat van de opdrachtgever
  factuurdatum en (opeenvolgend) factuurnummer
• niet verplicht, maar zeker belangrijk is het om de betalingstermijn te vermelden met eventueel een verwijzing naar de van toepassing zijnde TLN betalingsvoorwaarden

In de praktijk blijkt maar al te vaak dat men hier geen of te weinig aandacht aan schenkt. Over dit onderwerp en de correcte incassomaatregelen kunt u meer lezen in ons hoofdstuk waarin wij alle aandacht schenken over incassomogelijkheden en de samenwerking met onze nieuwe relatie met incassobureau Mariënbergh.

Het verdient de aanbeveling om aan de hand van tarieven eerst zelf een opbrengstberekening te maken en deze te vergelijken met de voorgestelde vergoeding van uw opdrachtgever. Immers, uw eigen lasten zijn van grote invloed op de winstgevendheid. Denk hierbij aan leasekosten, reparatie- en onderhoudskosten, verzekeringspremies, brandstof, enzovoort.

Bij onderhandelingen met uw huidige (of nieuwe) opdrachtgever heeft u een betere positie als u in staat bent om aan te geven wat de werkelijke kosten cq. onkosten zijn. Natuurlijk ontvangt u niet een betere prijs maar het geeft u een wel veel beter inzage in de financiële structuur en u bent goed in staat duidelijk en adequaat te beslissen tijdens een onderhandeling.

Omzetbelasting oftewel BTW
BTW is een hele lastige belasting, waar men soms te gemakkelijk over denkt. In principe zijn alle vervoersdiensten belast met het hoge tarief van 21%. Uitzonderingen hierop zijn vrachten die onder een T1-document vervoerd worden en hun begin- en/of eindpunt buiten de EU hebben.

Voor ritten in Europa gelden vanaf 1 januari 2010 nieuwe regels. De opdrachtgever die een dienst afneemt geeft de BTW aan in zijn eigen land. Dit betekent voor u als transporteur dat u aan een opdrachtgever (met BTW nummer) een nota stuurt met daarop BTW verlegd (geen BTW). Dit geldt nu ook voor cabotageritten. Daarnaast moet u deze omzet opgeven als Intracommunautaire Prestatie en aangeven bij de Belastingdienst.

Doorbelasting van Maut/tolkosten en dergelijke moet de BTW regels van de rit volgen. Dit is logisch, want u kan de prijs van de rit ook inclusief Maut/tolkosten factureren en dan volgt u ook de regels die op de rit van toepassing zijn. Het feit dat er geen BTW op Maut zit is niet relevant, want op Verzekeringen en motorrijtuigenbelasting betaalt u ook geen BTW. Het feit dat er buitenlandse BTW zit op de tolkosten is ook niet relevant, want die kunt u terugvorderen, mits u zich aan de spelregels houdt.

BTW die u betaalt in andere EU lidstaten kunt u vanaf 1 januari 2010 terugvorderen via de Belastingdienst / Buitenland te Heerlen.

Als u eenmaal per jaar om teruggave verzoekt, kan dit vanaf een BTW bedrag van € 50 per jaar per land. U kunt ook meerdere malen per jaar een aangifte doen, maar dan moet u per kwartaal minimaal € 400 terugvragen. De aanvragen moeten voor 30 juni in het jaar na facturatie worden ingediend. De Belastingdiensten accepteren alleen nog facturen met uw BTW nummer dus geen kassabonnen. Betaal dus altijd met een tankkaart, zoals Esso, Transpass, DKV etc. Nota’s voor diensten of goederen, die u ook met BTW verlegd gefactureerd hadden kunnen worden komen niet in aanmerking voor vergoeding. U moet dan vragen om een nota met BTW verlegd. U moet hierbij denken aan nota’s voor mobiele telefonie van een buitenlandse operator en reparatienota’s in het buitenland. In principe kunt u vanaf 1 januari 2010 alleen nog de BTW op brandstof en hotels/horeca terugvragen. Over tol kon men ons in december 2009 geen uitsluitsel geven.

Vrachtbrieven
Vrachtbrieven, zoals AVC en CMR, maar ook interchanges die men ontvangt bij het in- en uithalen van goederen, worden niet voor niets verstrekt. Het is verstandig dat de ondernemer hiervan een kopie achterhoudt. Deze documenten zijn zeer belangrijk, zeker als u moet bewijzen dat de door u vervoerde goederen en de daarbij door u gebruikte transportmiddelen, onbeschadigd zijn afgeleverd. Dit document vormt het bewijs waardoor u gevrijwaard bent bij mogelijke problemen. Dit kan u bescherming bieden tegen allerlei vervelende schadeclaims, prettig voor u en voor uw verzekeraar die na een schade-uitkering, u nog eens met een forse premieverhoging confronteert.